Pengolaan waktu secara Produktif Bab III

Teknik Manajemen Waktu Berdasarakan skala prioritas , delegasi dan asertif

  • Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Skala Prioritas

Manajemen waktu sangat dibutuhkan agar setiap individu dapat melaksanakan setiap kegiatannya secara efektif dan efisien. Terdapat beberapa teknik yang dapat digunakan dalam manajemen waktu. Salah satunya adalah teknik manajemen waktu berdasarkan skala prioritas.

Pada manajemen waktu berdasarkan skala prioritas, pelaksanaan pekerjaan didahulukan berdasarkan skala prioritas. Skala prioritas mendahulukan pekerjaan yang penting dan mendesak, dilanjutkan dengan pekerjaan penting dan tidak mendesak, kemudian pekerjaan yang mendesak meski belum terlalu penting, , dan terakhir adalah pekerjaan yang tidak penting dan tidak mendesak.

  1. Mendesak dan Penting

Tipe pekerjaan penting dan mendesak harus di utamakan penyelesaiannya lebih dahulu. Tugas tersebut tidak dapat ditunda-tunda lagi. Kegiatan yang termasuk dalam kelompok ini merupakan hal penting dan harus dilakukan, tidak bisa ditunda pada lain waktu. Contohnya: Pekerjaan menghantar keluarga kecelakaan kerumah sakit, mengerjakan tugas kantor untuk diserahkan esok hari, dan lain sebagainya.

Orang yang terbiasa bekerja pada kelompok ini akan cendrung stress, cepat lelah, dan berprestasi biasa-biasa saja karena semua kegiatan dilakukan secara terburu-buru.

  1. Penting

Tipe pekerjaan dengan prioritas ini harus disikapi dengan menjadwalkan pekerjaan dengan cermat. Jangan sampai pekerjaan penting diabaikan sehingga pekerjaan ini menjadi pekerjaan mendesak dan penting. Sebaiknya gunakan waktu produktif untuk menyelesaikan pekerjaan ini.

Kegiatan dalam kelompok ini mencakup kegiatan yang sudah terjadwal dengan baik, rutin. Contoh pekerjaan penting adalah mengerjakan tugas sesuai jadwal, olahraga terjadwal dan lain sebagainya.

Orang yang berada dalam kelompok ini adalah mereka yang memiliki visi, mempunyai prioritas dalam hidupnya. Mereka akan melakukan perencanaan dalam mencapai visinya, menetapkan prioritas, mengerjakan hal penting terlebih dahulu dan menyelesaikan sisanya kemudian.

Sifat individu yang bergabung dalam kelompok ini adalah orang dengan pola hidup terkendali, seimbang, dan berprestasi tinggi.

  1. Mendesak dan Tidak Penting

Pekerjaan ini terkadang datang dari orang di luar lingkungan kerja. Misalnya ketika mereka minta bantuan kepada Anda. Hal ini bisa saja mengganggu waktu produktif bekerja. Oleh karena itu sah-sah saja jika seseorang mengabaikan dan tidak membantunya jika pekerjaan Anda saat ini merupakan pekerjaan penting dan tidak dapat ditunda-tunda lagi penyelesaiannya.

Kegiatan-kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan tidak penting namun terpaksa harus dilakukan. Seperti contoh menerima tamu, menemani teman, dan lain sebagainya. Umumnya pekerjaan ini tanpa direncanakan dan sulit dihindari.

Kebiasaan bekerja pada kelompok seperti ini akan membuat seseorang menjadi kurang disiplin, prestasi rendah, tidak memiliki tujuan jelas dalam pekerjaan, karena selalu berusaha menyenangkan orang lain.

  1. Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Kegiatan dalam kelompok ini merupakan kegiatan yang dilakukan secara berlebihan dan berakibat tingkat kepentingannya rendah. Contohnya adalah menonton televisi dan tidur secara berlebihan. Orang dalam kelompok ini cendrung pemalas serta kurang bertanggung jawab.

  • Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Delegasi

Delegasi adalah pemberian wewenang atau kekuasaan formal dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan tertentu kepada orang lain. Pelimpahan wewenang dari atasan kepada bawahan diperlukan agar organisasi dapat berfungsi secara efisien karena tidak ada atasan yang dapat mengawasi secara pribadi setiap tugas-tugas organisasi.

Unsur-unsur yang menyangkut dengan delegasi adalah sebagai berikut:

  1. Apa yang didelegasikan
  2. Saling terbuka antara diberi delegasi dan menerima delegasi
  3. Transparasi mengenai delegasi
  4. Ada harapan yang diserahi delegasi
  5. Kekuasaan yang diserahi sepenuhnya
  6. Pengawasan yang wajar
  7. Orang yang diserahi delegasi

 

Delegasi lebih dari sekedar memberikan orang lain tugas untuk mengerjakan sesuatu. Dengan mengikuti cara pemilihan orang yang tepat dan teratur serta bijak, memilih bawahan dengan keahlian yang paling cocok dengan pekerjaannya, atau memilih staf atau karyawan yang sekiranya akan mendapatkan pengalaman yang berguna dari pekerjaan yang didelegasikan.

Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam proses delegasi kekuasaan sehingga berjalan efektif. Keempat hal tersebut dinyatakan sebagai berikut:

  1. Dalam pemberian suatu delegasi kekuasaan atau tugas haruslah dibarengi dengan pemberian tanggungjawab.
  2. Kekuasaan yang didelegasikan harus pada orang yang tepat baik dari segi kualifikasi maupun fisik.
  3. Mendelegasikan kekuasaan pada seseorang juga harus dibarengi dengan pemberian motivasi.
  4. Pimpinan yang mendelegasikan kekuasaanya harus membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi tersebut.

Dengan demikian pendelegasian kekuasaan mempunyai manfaat ganda, diantaranya adalah sebagai berikut:

  1. Pimpinan dapat lebih fokus pada tujuan dan pekerjaan pokoknya
  2. Putusan dapat dibuat dengan lebih cepat dan unit yang tepat
  3. Inisiatiff dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi
  4. Mendidik dan mengembangkan bawahan sehingga mampu diberi beban tugas yang lebih besar dan berat lagi nantinya.
  • Teknik Manajemen Waktu Berdasarkan Asertif

Asertivitas adalah suatu kemampuan untuk mengkomunikasikan apa yang diinginkan, dirasakan, dan dipikirkan kepada orang lain namun dengan tetap menjaga dan menghargai hak-hak serta perasaan orang lain.

Dalam bersikap asertif, seseorang dituntuk untuk jujur terhadap dirinya dan juru pula dalam mengekspresikan perasaan, pendapat dan kebutuhan secara proporsional, tanpa ada maksud untuk memanipulasi, memanfaatkan ataupun merugikan pihak lainnya.

Terdapat beberapa teknik manajemen asertif yang berguna dalam menanggapi situasi yang cenderung menjadi konflik.

  1. Memberikan Umpan Balik

Membiarkan orang lain tahu bagaimana kita merespon perilaku mereka dapat membatu menghindari kesalahpahaman dan membantu menyelesaikan konflik yang tidak dapat dihindari dalam suatu hubungan. Ketika kita memilih untuk menyampaikan umpan balik negatif kepada orang lain, gunakan teknik komunikasi yang tidak terkesan mengancam. Kriteria untuk umpan balik yang bermanfaat adalah sebagai berikut:

  1. Difokuskan pada perilaku seseorang bukan kepribadiannya.
  2. Bersifat deskriptif bukan evaluatif.
  3. Fokus pada reaksi kita sendiri bukan maksud orang lain.
  4. Bersifat spesifik bukan umum.
  5. Difokuskan pada penyelesaian masalah.
  6. Umpan balik disampaikan secara pribadi.

 

  1. Meminta Umpan Balik dari Orang Lain

Kita perlu berlatih memberikan umpan balik dengan cara yang tepat. Pada saat bersamaan kita juga perlu mengundang umpan balik dari orang lain untuk meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal kita. Kemampuan kita untuk mendengar kritik atau saran tanpa sikap defensif atau marah, mengakui ketika kita berbuat kesalahan, dan mendorong orang lain untuk memberikan umpan balik kepada kita.

Mereka juga membantu kita untuk mengidentifikasi bidang-bidang pada praktik profesional kita yang mungkin perlu perbaikan dan membantu meningkatkan hubungan yang lebih baik dengan orang lain.

  1. Menentukan Batasan

Bertindak asertif dalam menentukan batasan berarti mengambil tanggungjawab untuk keputusan yang diambil, bagaimana menghabiskan sumber daya pribadi tanpa merasa marah kepada orang lain yang mengajukan permintaan tersebut.

Ketika menghadapi sebuah permintaan, langkah pertama adalah menentukan seberapa jauh kita mau memenuhi permintaan tersebut. Jika perlu waktu untuk mengambil keputusan, menunda keputusan adalah tindakan yang tepat asalkan kita kembali ke orang tersebut dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.

  1. Membuat Permintaan

Meminta sesuatu yang diinginkan dari orang lain secara langsung juga diperlukan pada hubungan yang sehat. Jika kita berada pada posisi manajemen, menyatakan keinginannya dengan jelas dari orang lain adalah suatu bagian penting untuk mencapai tujuan organisasi.

Pada hubungan yang sederajat, membuat permintaan seperti meminta pertolongan, adalah suatu bagian penting dari komunikasi yang jujur. Kita harus percaya bahwa orang lain akan meresponnya secara asertif, termasuk berkata “tidak”. Kita tidak perlu bereaksi berlebihan ketika seseorang menolak permintaan kita dengan cara yang asertif.

  1. Berlaku Persisten

Salah satu aspek penting dalam perilaku asertif adalah persisten untuk menjamin bahwa hak-hak anda dihargai. Sering ketika kita telah menentukan batasan atau telah berkata “tidak”, lalu orang-orang disekitar kita akan membujuk untuk mengubah pikiran.

Jika kita mengulangi pernyataan keputusan itu dengan santai, kita telah bertindak asertif tanpa menjadi agresif dan tanpa menyerah. Respon, mengulangi pernyataan keputusan dengan santai, sering disebut respon “kaset rusak” (Smith, 1975).

  1. Membingkai Kembali

Menurut Kaufman, bingkai adalah jalan pintas kognitif yang digunakan orang untuk membuat suatu informasi yang kompleks menjadi masuk akal. Teknik pembingkaian kembali juga termasuk:

  1. Fokus membangun komunikasi yang efektif untuk suatu kelompok tujuan yang terbatas.
  2. menguji validitas/keabsahan perspektif orang lain.
  3. Menentukan kesamaan pandangan/tujuan. Mencari hal-hal yang sama-sama disetujui dan fokus pada hasil yang diinginkan dengan perspektif jangka panjang.
  4. Mengenali kesempatan untuk mencari solusi-solusi yang belum dieksplirasi/difikirkan lebih mendalam.
  5. Mengenali perbedaan yang tidak bisa dijembatani dan pada saat yang bersamaan mencari tindakan yang masih bisa diambil untuk mengurangi konflik.
  1. Mengabaikan Provokasi

Konflik interpersonal dapat memunculkan berbagai metode untuk “menang” dengan cara menghina atau mengintimidasi orang lain. Misalnya, pasien yang marah atau putusa asa mungkin menyerang dengan serangan personal.

Farmasis yang merasa dikritik secara tidak adil mungkin merespon dengan sikap agresif atau sarkastik. Konflik interpersonal antara profesional di bidang kesehatan sering ditandai dengan perebutan kekuasaan dan otonomi.

Abaikan komentar yang bersifat mencela dan tetap fokus pada penyelesaian masalah dapat menjaga konflik agar tidak meningkat kearah yang dapat merusak hubungan.

  1. Merespon Kritik

Bagi sebagian orang, kritik benar-benar dapat membuat diri hancur karena kita biasanya memegang dua keyakinan irasional yang umumnya sebagai berikut:

  1. Bahwa kita harus disayangi atau diakui oleh semua orang yang kita kenal
  2. Bahwa kita harus benar-benar kompeten melakukan segala hal tanpa kesalahan.

Pada beberapa kasus kita mungkin ingin membalas dendam dengan melakukan serangan balik terhadap orang yang memberikan kritik. Cara satu-satunya meniadakan perasaan itu dan untuk memulai mengatasi kritik dengan layak adalah dengan menantang kepercayaan irasional yang mendasarinya yang mengakibatkan kita takut tidak diakui oleh orang lain.

Prinsip-prinsip Manajemen Waktu

  1. Rencanakan aktivitas Anda . Ini akan membantu Anda merasa lebih memegang kendali serta membantu Anda mencapai lebih banyak. Jauhkan jadwal . Mengembangkan jadwal atau rencana untuk bagaimana Anda menggunakan waktu Anda membantu Anda untuk tetap fokus dan untuk menghindari gangguan . 2 . Prioritaskan daftar kegiatan untuk memastikan bahwa Anda menghabiskan waktu dan energi Anda pada hal-hal yang penting . 3 . Delegasikan tugas-tugas yang dapat diteruskan kepada orang lain . 4 . Luangkan waktu untuk melakukan hal-hal benar pada kali pertama . Kesalahan hasil di waktu yang dihabiskan melakukan koreksi . 5 . Batasi gangguan . Ini mungkin melibatkan menutup pintu Anda , atau mematikan telepon , pager , atau e -mail . Beberapa kegiatan , seperti mengembangkan rencana perawatan pasien , memerlukan perhatian bijaksana . Mencari tempat yang tenang di mana Anda paling tidak akan diganggu akan meningkatkan efisiensi anda dalam menyelesaikan rencana . Beberapa rumah sakit sekarang unit struktur dengan ruang terletak jauh dari daerah utama kegiatan dimana tugas-tugas tersebut dapat dilaksanakan . 6 . Ambil istirahat yang dibutuhkan . Stres mencegah upaya untuk mendapatkan terorganisir sehingga mengambil istirahat dari kegiatan dan reenergize .
  • Menangani Interupsi Semua manajer mengalami interupsi . Manajer tingkat yang lebih rendah mengalami gangguan lebih dari manajer tingkat yang lebih tinggi . Interupsi kerja sering mengakibatkan stres situasional dan menurunkan kepuasan kerja . Manajer perlu mengembangkan keterampilan dalam mencegah gangguan yang mencegah manajemen waktu yang efektif .
  • Pembuang Waktu Eksternal Waktu – Pembuang 1 . interupsi telepon 2 . sosialisasi 3 . rapat 4 . Kurangnya informasi 5 . komunikasi yang buruk 6 . Kurangnya umpan balik 7 . Kurangnya kebijakan dan prosedur yang dijelaskan secara memadai 8 . rekan kerja kompeten 9 . Sistem pengarsipan yang buruk 10 . Dokumen dan membaca

Orang bisa dicegah untuk mengambil waktu manajer dengan obrolan kosong dalam beberapa cara : 1 . Jangan membuat diri Anda terlalu diakses . 2 . Interrupt . 3 . Hindari mempromosikan sosialisasi . 4 . Jadilah singkat . 5 . Jadwal hanya bertele-tele. 6 . Jika Anda ingin chatting dan punya waktu untuk melakukannya, gunakan istirahat minum kopi dan makan siang jam untuk bersosialisasi .

  • Manajemen Waktu Pribadi Manajemen waktu pribadi mengacu sebagian untuk mengetahui diri . Kesadaran diri adalah keterampilan kepemimpinan. Mengelola waktu sulit jika seseorang tidak yakin nya prioritas untuk manajemen waktu , termasuk jangka pendek pribadi, menengah, dan tujuan jangka panjang . Tujuan ini memberikan struktur untuk apa yang harus dicapai hari ini, besok , dan di masa depan . Namun, gol saja tidak cukup , rencana beton dengan garis waktu yang dibutuhkan . Rencana diuraikan dalam langkah-langkah dikelola lebih jelas , lebih realistis , dan dapat dicapai . Hansten dan Washburn ( 1998) menunjukkan bahwa ada tiga bidang utama praktek yang mengkonsumsi saat perawat terdaftar profesional: profesional, teknis , dan perawatan kemudahan .
  • monochronic dan polychronic Manajemen Waktu Styles Davidhizar , Giger , dan Turner ( 1994) menunjukkan bahwa kebanyakan orang memiliki kecenderungan ke arah baik atau monochronic polychronic gaya manajemen waktu . Orang monochronic cenderung untuk memulai dan menyelesaikan proyek tepat waktu , memiliki meja yang bersih dan terorganisir sebagai hasil dari penanganan setiap potongan dokumen hanya sekali , dan sangat terstruktur . Orang polychronic cenderung mengubah rencana , meminjam dan meminjamkan hal sering, menekankan hubungan daripada tugas , dan membangun hubungan jangka panjang .
  • Pribadi Waktu– Pembuang Sebuah bagian penting dari manajemen waktu pribadi tergantung pada kesadaran diri tentang bagaimana dan kapan seseorang yang paling produktif . Semua orang menghindari jenis pekerjaan tertentu atau memiliki metode membuang-buang waktu .
  • Menggunakan Inventarisasi Waktu

Internal Waktu – Pembuang 1 . penundaan 2 . perencanaan yang buruk 3 . Kegagalan untuk menetapkan tujuan dan sasaran 4 . Kegagalan untuk menetapkan tujuan 5 . Ketidakmampuan untuk mendelegasikan 6 . Ketidakmampuan untuk mengatakan tidak 7 . Manajemen krisis 8 . tergesa-gesa 9 . ketidaktegasan 10 . Kebijakan pintu terbuka

  • Integrasi Peran Kepemimpinan Dan Fungsi Manajemen Dalam Pengelolaan Waktu Pemimpin adalah sumber daya dan panutan bagi bawahan dalam bagaimana mengelola waktu . Pemimpin harus memahami sistem nilai mereka sendiri , yang mempengaruhi bagaimana mereka menggunakan waktu dan bagaimana mereka mengharapkan bawahan untuk menggunakan waktu . Fungsi manajemen yang melekat dalam menggunakan sumber daya waktu dengan bijaksana lebih terkait dengan produktivitas.

3.Menetukan Urutan Prioritas

Dalam penentuan skala prioritas pekerjaan perlu adanya pertimbangan-pertimbangan baik dari segi urgenitas, kepentingan, kemampuan, wawasan dan kebutuhan atau faktor lain yang mempengruhi pekerjaan tersebut. Terdapat empat skala prioritas pekerjaan yang harus diselesaikan berdasarkan tingkat mendesak (urgent) dan kepentingan (important) dari pekerjaan tersebut, yaitu :

  1. Prioritas 1pekerjaan yang memiliki tingkat urgent tinggi dan tingkat kepentingan tinggi, maka pekerjaan ini haruslah diselesaikan pertama kali. Seleksi berdasarkan jarak waktu antara kapan tugas masuk dan kapan harus diserahkan, jika jarak waktunya pendek maka pekerjaan tersebut termasuk pada skala prioritas ini. Jangan pernah menunda pekerjaan dan harus lakukan saat ini.
  2. Prioritas 2pekerjaan yang memiliki tingkat urgent rendah namun tingkat kepentingan tinggi, maka ada baiknya kita mereview atau menjadwalkan kembali agar dapat dilakukan pada waktu yang produktif hingga pekerjaan ini menjadi mendesak (urgent).
  3. Prioritas 3pekerjaan yang memiliki tingkat urgent tinggi namun tingkat kepentingan rendah, maka pekerjaan ini dapat direncanakan terlebih dahulu. Biasanya datang dari departemen atau pihak lain. Kita berhak menolaknya jika mengganggu produktifitas kerja kita.
  4. Prioritas 4pekerjaan yang memiliki tingkat urgent rendah dan tingkat kepentingan rendah, maka untuk pekerjaan pada skala ini ada baiknya kita melaksanakan diakhir setelah pekerjaan penting dan urgent lainnya dilaksanakan. Atau bahkan mungkin ada baiknya untuk dihindari dan menunggu hingga waktu yang tepat.

Efisiensi Pekerjaan Kantor

Efesiensi pekerjaan kantor adalah usaha untuk mengurangi segala pemborosan bahan dan tenaga kerja maupun gejala yang merugikan.

Pada prinsipnya efesiensi adalah perbandingan terbaik atau rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input.

Efisiensi kerja adalah merupakan pelaksanaan cara tertentu dengan tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang

  1. Termudah
  2. Termurah
  3. Tersingkat
  4. Teringan
  5. Terpendek

Perbandingan antara output dan input dapat dilihat dari 2 segi, meliputi ;

  1. Segi usaha Usaha dapat dilihat dari 5 sumber kerja pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda.
  2. Segi hasil suatu kegiatan dapat disebut efisien, apabila dengan suatu usaha tertentu memberikan hasil yang banyak.

Asas-asas efisiensi bagi pekerjaan kantor ada 5 :

  1. Asas perencanaan
  2. Asas penyederhanaan
  3. Asas penghematan
  4. Asas penghapusan
  5. Asas penggabungan

Syarat dapat dicapainya efisiensi kerja :

  1. Berhasil guna atau efektif
  2. Ekonomis
  3. Pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawbkan
  4. Pembagian kerja yang nyata
  5. Rasionalitas wewenang dan tanggungjawab
  6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan

Pedoman untuk bekerja efesien ;

  1. Ubahlah pekerjaan rutin atau pekerjaan otak menjadi pekerjaan otomatis.
  2. Pergunakanlah tangan untuk bekerja dengan tanpa bantuan mata
  3. Milikilah tempat tertentu untuk benda catatan
  4. Simpanlah benda-benda yang benar-benar penting saja
  5. Bekerjalah menurut rencana untuk mencapai hasil
  6. Susunlah pekerjaan menurut rangkaian kerja yang tepat
  7. Biasakanlah mengambil keputusan seketika
  8. Biasakanlah memulai dan menyelesaikan pekerjaan seketika
  9. Pergunakanlah tenaga lain atau pembantu untuk sepenuhnya membantu menyelesaikan.

Evaluasi Pengaturan Waktu

          Waktu meupakan sumber daya yang penting. Setiap hari, semua orang memiliki jumlah yang sama. Waktu tidak dapat diakumulasi. Kita tidak dapat mematikan atau menyalakannya. Waktu tidak bisa digantikan atau diputar ulang.

Pengelolaan waktu sama dengan proses pengelolaan sumber daya lainnya. Pengelolaan waktu memerlukan analisis dan perencnaan. Untuk memahami dan menerapkan prinsip pengelolaan waktu, kita harus mengetahui cara memanfaatkan waktu, juga masalah yang dihadapi dalam memanfaatkan waktu dan penyebabnya. Dengan memahami hal-hal tersebut, kita dapat menerapkan cara meningkatkan efektivitas dan efisiensi waktu, sehingga waktu yang kita miliki menjadi lebih produktif.

Pengelolaan waktu atu sering disebut dengan manajemen waktu merupakan perencanaan pengorganisasian penggerakan, dan pengawasan produktivitas waktu. Waktu menjadi salah satu sumber daya untuk kerja. Sumber daya yang mesti dikelola secara efektif dan efisien. Efektivitas terlihat dari tercapainya tujuan menggunakan waktu byang telah ditetapkan sebelumnya. Kata efisien tidak lain mengandung dua makna, aitu makna pengurangan waktu yang ditentukan, dan makna investasi waktu menggunakan waktu yang ada.

Pengurangan waktu yang ditentukan bermakna bahwa kita dapat menghemat waktu. Sebuah pekerjaan ang biasanya diselesaikan dalam satu jam, dengan manajemen waktu diupayakan pekerjaan tersebut selesai kurang dari satu jam. Sehingga siswa waktu yang tersedia dapat diinvestasikan misalnya dengan melatih kemampuan baru yang bermanfaat.

Dengan kata lain manajemen waktu dapat diartikan sebagai tindakan atau proses perencanaan dan secara sadar melakukan kontrol atas jumlah waktu yang dihabiskan untuk kegiatan tertentu terutama untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, atau produktivitas. Pengertian ini mengandung makna bahwa kita yang mengendalikan waktu, bukan sebaliknya kita yang dikendalikan waktu.

Fungsi Pengelolaan Waktu

Fungsi pengelolaan waktu mengacu kepada fungsi manajemen secara umum. Fungsi manajemen sebagaimana diungkapkan oleh George R. Terry terdiri atas

  • Perencanaan (Planning)
  • Pengorganisasian(organizing)
  • Pengarahan (actuating)
  • Pengawasan (controlling)

Dalam mengelola waktu, kita dituntut untuk menghilangkan kebiasaan menggunakan waktu tanpa perencanaan, pengorganisasian, pengarahaan, dan evaluasi. Memang kebanyakan dari kita jarang melakukan fungsi-fungsi tersebut. Kita hanya beraktivitas mengikuti arus waktu, mengerjakan tugas diterima, dan menghabiskan waktu tanpa benar-benar tahu tujuan yang hendak dicapai.

Dengan menerapkan fungsi pengelolaan waktu, kita harus meluangkan waktu tersendiri untuk merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, dan mengevaluasi penggunaan waktu kita. Tampak dan dirasakan seperti membuang-buang waktu dengan mengikuti fungsi manajemen dalam mengelola waktu. Padahal, dengan merencanakan terlebih dahulu penggunaan waktu bukanlah suatu pemborosan melainkan memberikan pedoman dan arah bahkan pengawasan terhadap waktu. Dari tinjauan secara komprehensif pekerjaan yang hendak dikerjakan dan rumusan tertulis sebuah rencana dapat diketahui prioritas pekerjaan dan pilihan untuk dikerjakan sendiri, diwakilkan, atau ditinggalkan.

Setelah pengorganisasian terjadi maka penggerakan pun dilakukan ang mencakup pelaksanaan sendiri dan pemberian motivasi kepada pemegang delegasi. Satu hal yang penting ialah komitmen kuat untuk konsisten pada rencana.

Akhirnya, setelah selesai tuntas pekerjaan dilakukan pengawasan berdasarkan rencana. Dalam situasi waktu sesuai rencana belum habis, sedangkan pekerjaan telah tuntas seyogyanya dipergunakan untuk menambah kuantitas, merencanakan pekerjaan selanjutnya dan atau investasi waktu.

  Fungsi pengelolaan waktu dimaksudkan untuk menjaga kualitas penggunaan waktu dengan berpedoman kepada empat indicator, yaitu:

  • Tetap merencanakan
  • Tetap mengorganisasikan
  • Tetap menggerakkan
  • Tetap melakukan pengawasan.

Empat prinsip tersebut dapat dilaksanakan dalam semua pekerjaan. Variasi terjadi dalam kerumitan dan kecepatan setiap tahap-tahap yang dilakukan.

Tujuan Pengelolaan Waktu

  1. Membantu kita untuk bekerja lebih efektif dengan skala prioritas
  2. Menjauhkan kita dari stres, kita dapat mengontrol setiap tugas dan tenggat waktunya
  3. Menghindari perasaan bersalah karena semua telah dijadwalkan
  4. Mengurangi kecenderungan untuk menunda pekerjaan
  5. Membuat kita lebih produktif dengan menghindari hambatan dan gangguan yang menghalangi dari tujuan
  6. Menghindari kegiatan yang bentrok atau tabrakan
  7. Memberikan kita kebebasan dan kendali terhadap waktu
  8. Mengevaluasi kemajuan

Manfaat Pengelolaan Waktu

  1. Meningkatkan produktivitas
  2. Meningkatkan kepuasan kerja
  3. Memperbaiki hubungan antar manusia
  4. Mengurangi ketegangan dan kecemasan
  5. Lebih sehat

Sumber = http://ahlipresentasi.com/manajemen-waktu-mengelola-waktu-anda-secara-produktif/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

www.000webhost.com