Penerapan Otomatisasi Administrasi Perkantoran Bab V

PENGGUNA

Otomatisasi perkantoran diunakan oleh semua orang yang bekerja didalam kantor. Namun ada empat kategori penggunaan otomatisasi perkantoran, sebagai berikut:

  1. Manajer

Manajer adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama sumber daya manusia.

  1. Profesional

Profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya ( misalnya pembeli, wiraniaga, dan asisten staf khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

  1. Sekretaris

Sekretaris biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

  1. Pegawai Administratif

Pegawai administratif melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirimkan surat.

JENIS-JENIS APLIKASI OTOMATISASI PERKANTORAN

Berikut ini aplikasi otomatisasi kantor:

  1. Word Processing

Merupakan penggunaan suatu peralatan electronic yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diperlukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

  1. Electronic MaiL

Dikenal juga dengan E-mail adalah penggunaan jaringan computer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim, menyimpan dan menerima pesan dengan menggunakan terminal computer dan peralatan penyimpanan.

  1. Voice Mail

Voice mail hampir sama dengan electronic mail. Perbedaannya hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya.

  1. Electronic Calendaring

Merupakan penggunaan jaringan computer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manajer.

  1. Audio Conferencing Merupakan penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Aplikasi ini tidak memerlukan computer tetapi hanya memerlukan penggunaan fasilitas komunikasi audio dua arah.
  2. Video Conferencing Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peralatan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audio dan video.
  3. Computer Conferencing Merupakan penggunaan jaringan computer, sehingga member kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi.
  4. Facsimile Transmission Aplikasi ini biasa disebut dengan fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung channel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain.
  5. Video Text Merupakan penggunaan computer untuk tujuan memberikan tampilan materi tekstual pada layar crt.
  6. Image Storage and Retrieval Aplikasi ini digunakan dalam pemecahan masalah ketika ia diperlukan untuk melihat kembali dokumen historis untuk tujuan pemahaman masalah.
  7. Desktop Publishing Merupakan pembuatan output tercetak yang kualitasnya hamper sama dengan yang dihasilkan oleh typesetter.

KANTOR MAYA

  1. Pengertian Kantor Maya atau Virtual Office

Kantor virtual merupakan kombinasi dari off-situs alamat tinggal komunikasi dan layanan yang memungkinkan pengguna untuk mengurangi biaya kantor tradisional dengan tetap menjaga profesionalisme bisnis. Kantor virtual  (virtual office) adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan dilokasi geografis manapun tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

  1. Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor

a). Tahap-tahap penerapan otomatisasi kantor, sebagai berikut :

b). Tradisional, penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon, dan lain-

c). Transisional, ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer.  Contoh : pembuatan database(Oracle, General Ledger(informasi keuangan), EAS (system approval elektronik, dan lain-lain).

d). Transformasional, merupakan konvergensi telekomunikasi (ICT). Contoh : Teleconference, dan lain-lain.

  1. Cara Menerapkan Virtual Office

Beberapa strategi yang dapat dilakukan untuk menerapkan kantor maya adalah sebagai berikut:

  • Menyediakan sumber daya komputer.
  • Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi.
  • Menyediakan perlengkapan nonkomputer.
  • Menyiapkan sarana telepon yang dapat di-forward(dialihkan).
  • Menyediakan kelengkapan untuk  panggilan konferensi.
  • Membuat jadwal pertemuan reguler.
  • Melaksanakan urut-urutan pekerjaan secara teratur.

Manfaat Menerapkan Virtual Office dalam Bisnis

a) Lebih Fleksibel

Bekerja secara online akan membuat kita lebih fleksibel dalam menentukan waktu kerja. Kita bisa bekerja pagi maupun malam hari tergantung dari kesanggupan kita. Karena dengan bekerja online kita tidak akan terikat oleh waktu kerja seperti jika kita bekerja pada perusahaan yang harus datang pagi dan pulang pada sore hari.

b) Hemat Biaya

Memiliki kantor secara virtual tidak seperti kita memiliki kantor yang lain. Disini kita tidk diharuskan memiliki peralatan-peralatan yang harus ada dan mendukung keberadaan sebuah kantor. Cukup dengan seperangkat komputer dan sebuah koneksi internet maka kantor virtual sudah bisa kita miliki sehingga dari segi biaya termasuk bisnis modal kecil dibandingkan dengan kantor permanen yang lain.

c) Banyak Pilihan Pekerjaan

Dunia maya merupakan tempat dimana kita bisa menemukan banyak sekali pekerjaan. Bukan hanya pekerjaan yang ada di Indonesia saja tapi juga dari luar negeri bisa kita dapatkan dengan mudah, membuat website atau membuat program yang lain banyak kita temukan di situs penyedia pekerjaan freelance. Bahkan pekerjaan tersebut bisa kita dapatkan hanya dengan duduk santai dikamar.

d) Penghasilan Tidak Terbatas

Jika kita serius menjalankan pekerjaan secara online, maka penghasilan bisa menjadi tidak terbatas.  Bekerja online bisa membuat kita bisa mendapatkan pemasaran sebanyak-banyaknya dan honor yang dibayarkan sesuai dengan pekerjaan yang kita kerjakan.

e) Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga

Bekerja secara online membuat kita mempunyai waktu dengan keluarga lebih banya, karena kita bisa bekerja dari rumah dimana setiap saat kita bisa ketemu dengan keluarga,sehingga hubungan dengan keluarga pun menjadi lebih harmonis.

  1. Keuntungan dan Kerugian Kantor Virtual

Keuntungan Kantor Virtual

  • Pengurangan biaya fasilitas

Perusahaan tidak harus memiliki kapasitas kantor yang besar, karena sebagaian pegawai bekerja ditempat lain, sehingga mengurangi biaya sewa dan perluasan kantor.

  • Pengurangan biaya peralatan

Daripada menyediakan peralatan kantor bagi tiap pegawai, telecommuter dapat berbagi peralatan seperti halnya para peserta dalam sutau LAN berbagi sumber daya.

  1. Jaringan komunikasi formal

Karena telecommuter harus terus terinformasi dan mendapat perintah spesifik, jaringan komunikasi mendapat lebih banyak perhatian daripada biasanya. Dalam pengaturan kantor tradisional, sebagian informasi dikomunikasikan melalui percakapan dan pengamatan. Meningkatnya perhatianpada kebutuhan telecommuter berpotensi menghasilkan komunikasi yang lebih baik daripada jika semua pegawai bekerja dilokasi tetap.

  • Pengurangan penghentian kerja

Bila terjadi halangan seperti  banjir dan sejenisnya membuat pegawai tidak mungkin pergi ke tempat kerja, maka kegitan perusahaan dapat terhenti. Namun adanya kantor virtual membuat sebagian besar pekerjaan dapat dilanjutkan

  • Kontribusi sosial

Kantor virtual memungkinkan perusahaan mempekerjakan pegawai yang semula tidak memiliki peluang untuk bekerja. Orang cacat, lanjut usia, dan orang tua  dengan anak-anak kecil dapat bekerja dirumah. Oleh karena itu, kantor virtual memunginkan perusahaan menunjukkan tanggung jawab sosialnya.

Kerugian Kantor Virtual

  • Rasa tidak memiliki

Jika pegawai tidak kontak langsung dengan rekannya setiap hari, maka mereka kehilangan perasaan menjadi bagian penting dari suatu organisasi.

  • Takut kehilangan pekerjaan

Karena pekerjaan pegawai dialkukan terlepas dari organisasi perusahaan, pegawai mudah menganggap bahwa mereka dapat dibuang. Mereka dapat berkesimpulan  bahwa tiap orang dengan computer dan modem dapat melakukan pekerjaan itu dan bahwa mereka mungkin menjadi korban “pemecatan elektronik”.

  • Semangat kerja yang rendah

Sejumlah factor dapat menyebabkan rendahnya semangat kerja pegawai. Factor pertama adalahtidak adanya umpan balik positif yang berasal dari interaksi langsung dengan atasan dan rekan kerja. Factor lain adalah kenyataan bahwa gaji yang dibayarkan pada telecommuter cenderung lebih rendah daripada yang dibayarkan pada pegawai di tempat kantor tetap.

  • Ketegangan keluarga

Bila ada ketegangan dirumah, telecommuter tidak dapat melarikan diri untuk beberapa jam. Ketegangan juga dapat meng=ingkat karena pasangan dapat menganggap pekerjaan itu hanyalah untuk menghindari dari tanggung jawab rumah tangga.

Sumber = http://adm-id.blogspot.co.id/2017/09/pengertian-otomatisasi-administrasi.html

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

www.000webhost.com